La facture électronique structurée devient progressivement un élément important de l’administration des entreprises en Belgique. Pour un indépendant, une PME ou une société, l’objectif n’est pas seulement de créer un document PDF, mais de transmettre des données de facturation dans un format que les logiciels peuvent lire et traiter automatiquement. Peppol fournit l’infrastructure d’échange, tandis que les applications utilisées par l’entreprise prennent en charge la préparation, l’envoi, la réception et le suivi des factures.
Ce guide explique comment préparer un compte Pepperyus et le connecter à Infyvy.be, étape par étape. Les noms exacts des écrans, champs, identifiants et paramètres peuvent varier selon la configuration active. Lorsqu’une valeur doit être communiquée par Pepperyus ou Infyvy, il ne faut pas la deviner : demandez-la au fournisseur ou au support concerné.
1. Comprendre le rôle de Pepperyus, d’Infyvy.be et de Peppol
Avant de commencer, il est utile de distinguer les trois éléments. Pepperyus est le service ou l’application qui intervient dans votre flux de facturation. Infyvy.be est l’environnement auquel vous souhaitez le connecter pour gérer votre processus administratif selon les fonctions disponibles dans votre abonnement. Peppol est le réseau et l’ensemble de règles utilisés pour l’échange de documents électroniques entre participants.
Une facture Peppol n’est pas simplement un PDF envoyé par e-mail. Elle contient des données structurées : identité du fournisseur et du client, numéro de facture, date, lignes, montants, TVA, conditions de paiement et informations de livraison lorsqu’elles sont nécessaires. Le logiciel destinataire peut ainsi contrôler et intégrer les données plus facilement.
La connexion ne consiste donc pas à copier un mot de passe au hasard. Elle nécessite généralement un environnement, une identité de participant, des informations d’entreprise et, selon le flux prévu, des identifiants techniques fournis par les services concernés.
2. Préparer les informations avant la configuration
Une préparation correcte évite la plupart des blocages. Rassemblez d’abord les données officielles de votre entreprise : dénomination légale, adresse, numéro de TVA ou numéro d’entreprise, coordonnées de contact et informations bancaires utilisées sur les factures. Vérifiez l’orthographe, les espaces et le format des numéros. Une différence entre le profil de l’entreprise et les données enregistrées dans un service Peppol peut empêcher la recherche ou la livraison d’une facture.
Préparez aussi le compte administrateur Pepperyus et l’accès administrateur ou responsable de la facturation dans Infyvy.be. Utilisez des comptes individuels lorsque cela est possible et évitez de partager un mot de passe par e-mail. Si une authentification à deux facteurs est proposée, activez-la selon les instructions du fournisseur.
Enfin, déterminez ce que vous voulez tester : uniquement l’envoi, uniquement la réception, ou les deux. Choisissez une facture de test sans données sensibles inutiles. Ne modifiez pas les informations de production si vous n’êtes pas certain de l’environnement affiché.
3. Créer ou vérifier le compte Pepperyus
Ouvrez Pepperyus et créez le compte professionnel ou connectez-vous au compte existant. Confirmez que le profil sélectionné correspond à la bonne entité juridique. Cette vérification est essentielle lorsqu’un utilisateur gère plusieurs sociétés, plusieurs numéros de TVA ou plusieurs environnements.
Complétez les champs demandés avec les données officielles. Le nom commercial peut être différent de la dénomination légale, mais utilisez la valeur appropriée dans chaque champ. Le numéro de TVA doit être saisi exactement comme demandé par Pepperyus. Si le formulaire distingue le pays, le type d’identifiant et la valeur de l’identifiant, ne fusionnez pas ces éléments dans une seule zone.
Recherchez ensuite les paramètres liés à Peppol, aux connexions, aux intégrations ou aux accès techniques, selon les menus réellement présents dans votre compte. Ne supposez pas qu’un menu portant un nom similaire a la même fonction. Si une option n’est pas visible, vérifiez les droits du compte ou contactez Pepperyus.
4. Relier Pepperyus à Infyvy.be
Connectez-vous à Infyvy.be avec un profil autorisé à configurer la facturation ou une intégration. Dans la zone prévue à cet effet, sélectionnez Pepperyus uniquement si cette connexion est effectivement proposée. Suivez les instructions affichées et conservez une trace des valeurs saisies, sans enregistrer de secrets dans un document non sécurisé.
Le formulaire peut demander un environnement, un identifiant de participant, un numéro de TVA, un nom d’organisation ou des identifiants API. Chaque champ a un rôle différent. L’environnement détermine généralement si les échanges servent à tester ou à travailler en production. L’identifiant de participant représente l’adresse de l’entreprise sur le réseau Peppol. Le numéro de TVA identifie l’entreprise dans le contexte fiscal et commercial, mais il ne remplace pas nécessairement l’identifiant Peppol.
Si Infyvy.be demande une clé, un secret, un jeton ou une autre valeur technique, utilisez exclusivement les informations générées ou communiquées par Pepperyus ou Infyvy.be. N’inventez jamais une valeur et ne remplacez pas une clé par le mot de passe du compte. Si la documentation ne précise pas quel fournisseur délivre la valeur, demandez confirmation avant d’enregistrer la connexion.
5. Comprendre Participant ID, TVA et identifiants API
Le Participant ID est l’identifiant utilisé pour adresser un participant sur Peppol. Sa structure dépend du schéma d’identification accepté par le service. Un numéro de TVA peut être utilisé dans certains contextes, mais le préfixe, le format et le schéma doivent être exacts. Ne copiez pas automatiquement le numéro d’entreprise sans vérifier le type d’identifiant demandé.
Les identifiants API servent à autoriser une communication entre logiciels. Ils peuvent comprendre une clé, un secret, un jeton, un identifiant d’application ou une combinaison équivalente. Le nom précis dépend de Pepperyus et d’Infyvy.be. Traitez ces éléments comme des mots de passe : ne les publiez pas, ne les envoyez pas dans une conversation non sécurisée et révoquez-les si vous pensez qu’ils ont été exposés.
Avant de valider, comparez l’entreprise sélectionnée dans Pepperyus et dans Infyvy.be. Une connexion techniquement correcte peut quand même envoyer des factures depuis la mauvaise entité si le profil est mal choisi.
6. Test ou production : choisir le bon environnement
Un environnement de test sert à vérifier la configuration sans confondre les documents d’essai avec les documents commerciaux réels. La production correspond au fonctionnement opérationnel. Les deux environnements peuvent avoir des adresses, des comptes, des identifiants et des règles de connexion distincts.
Avant de cliquer sur « activer », lisez le nom de l’environnement affiché par Pepperyus et par Infyvy.be. Si une valeur est demandée mais que vous ne savez pas si elle appartient au test ou à la production, arrêtez-vous et demandez au support. Ne réutilisez pas une clé de test en production, ni l’inverse, sauf confirmation explicite.
En production, contrôlez particulièrement le destinataire, la numérotation et les paramètres de TVA. Une facture envoyée correctement est susceptible d’entrer dans le processus administratif du client. Faites donc le premier test avec un destinataire convenu et des données vérifiées.
7. Envoyer et recevoir une facture Peppol
Pour l’envoi, créez ou sélectionnez une facture dans Pepperyus. Vérifiez le fournisseur, le client, les adresses, l’identifiant Peppol du destinataire, la date, l’échéance, les lignes, les taux de TVA, les totaux et la devise. Un PDF joint peut être utile pour la lisibilité, mais il ne remplace pas les données structurées lorsque le flux exige une facture électronique.
Lancez l’envoi depuis le processus prévu. Infyvy.be ou Pepperyus peut afficher plusieurs états : brouillon, en préparation, envoyé, accepté, livré, rejeté ou en erreur. La terminologie exacte doit être interprétée selon la documentation du service. Un statut technique positif ne signifie pas toujours que le client a approuvé le montant ; il indique généralement une étape du transport ou du traitement.
Pour la réception, vérifiez que l’entreprise est correctement enregistrée et joignable sur Peppol, puis contrôlez la boîte ou le module de réception dans l’application concernée. Une facture reçue doit être comparée avec les informations attendues : fournisseur, numéro, montant, TVA, compte bancaire et commande éventuelle. Ne validez pas automatiquement une facture uniquement parce qu’elle est arrivée par un canal électronique.
8. Lire les statuts et résoudre les erreurs fréquentes
Une erreur d’identité peut venir d’un Participant ID incorrect, d’un mauvais schéma ou d’une entreprise sélectionnée dans le mauvais compte. Une erreur d’autorisation indique souvent une clé expirée, un secret mal copié, des droits insuffisants ou un mélange entre test et production. Une erreur de validation peut concerner une adresse, une unité, un taux de TVA, une devise, un total ou un champ obligatoire.
Si le destinataire est introuvable, vérifiez son identifiant auprès de votre client plutôt que d’en choisir un ressemblant. Si la facture est rejetée, lisez le détail fourni par le système, corrigez la donnée à l’origine du problème et suivez la procédure prévue pour une nouvelle soumission. Évitez de renvoyer plusieurs fois la même facture sans comprendre le statut, afin de ne pas créer de doublons.
Pour le support, préparez le nom de l’environnement, l’heure approximative, l’identifiant de transaction lorsqu’il est disponible et une description du problème. Ne transmettez pas de clé secrète ni de données personnelles non nécessaires.
9. Test final et checklist d’activation
Avant l’activation opérationnelle, réalisez un test contrôlé d’envoi et, si votre flux le prévoit, un test de réception. Vérifiez que le bon profil d’entreprise est utilisé, que l’identifiant du destinataire est correct et que le document contient les informations attendues.
- Compte Pepperyus actif et profil juridique vérifié.
- Accès administrateur Infyvy.be confirmé.
- Participant ID et schéma validés par la source compétente.
- Numéro de TVA et données d’entreprise contrôlés.
- Identifiants API copiés depuis une source officielle et conservés de manière sécurisée.
- Environnement test ou production clairement identifié.
- Test d’envoi terminé avec un statut compréhensible.
- Test de réception vérifié lorsque nécessaire.
- Procédure de correction et de suivi connue par l’équipe.
La configuration Peppol est réussie lorsque vous savez non seulement envoyer une facture, mais aussi expliquer où elle se trouve, quel statut elle possède et quelle action entreprendre en cas de rejet. Documentez les étapes propres à votre compte Pepperyus et à votre espace Infyvy.be. Les écrans et paramètres pouvant évoluer, utilisez toujours les instructions actuelles des fournisseurs.
