Elektronisch factureren wordt een steeds belangrijker onderdeel van de administratie van Belgische zelfstandigen, kmo’s en ondernemingen. Het doel is niet alleen een pdf maken, maar factuurgegevens versturen in een gestructureerd formaat dat software kan lezen en verwerken. Peppol biedt de infrastructuur en afspraken voor de uitwisseling. De gebruikte toepassingen ondersteunen vervolgens het opmaken, verzenden, ontvangen en opvolgen van facturen.
In deze gids leest u hoe u Pepperyus voorbereidt en koppelt aan Infyvy.be. De exacte namen van schermen, velden, identificatoren en instellingen kunnen verschillen volgens uw account en de actuele versie van de diensten. Als Pepperyus of Infyvy.be een specifieke waarde moet leveren, vul dan niets op goed geluk in. Vraag de juiste waarde aan de betrokken leverancier of supportdienst.
1. De rol van Pepperyus, Infyvy.be en Peppol begrijpen
Begin met het onderscheid tussen de drie onderdelen. Pepperyus is de toepassing of dienst die in uw facturatiestroom wordt gebruikt. Infyvy.be is de omgeving waaraan u Pepperyus wilt koppelen voor uw administratieve verwerking, binnen de mogelijkheden van uw abonnement. Peppol is het netwerk en de set afspraken waarmee elektronische documenten tussen deelnemers worden uitgewisseld.
Een Peppol-factuur is dus niet gewoon een pdf in een e-mail. Ze bevat gestructureerde gegevens zoals de identiteit van leverancier en klant, het factuurnummer, de datum, factuurlijnen, bedragen, btw, betalingsvoorwaarden en eventueel leveringsinformatie. Daardoor kan de software van de ontvanger de gegevens automatisch controleren en verwerken.
De koppeling bestaat daarom niet uit het willekeurig overnemen van een wachtwoord. U moet doorgaans de juiste onderneming, omgeving, deelnemeridentiteit en technische toegangsgegevens gebruiken.
2. Gegevens voorbereiden vóór de configuratie
Een goede voorbereiding voorkomt de meeste problemen. Verzamel eerst de officiële bedrijfsgegevens: wettelijke naam, adres, btw- of ondernemingsnummer, contactgegevens en de bankinformatie die op uw facturen wordt gebruikt. Controleer spelling, spaties en nummerformaten. Een verschil tussen uw bedrijfsprofiel en de geregistreerde gegevens in een Peppol-dienst kan zoeken of afleveren verhinderen.
Zorg ook voor toegang tot het beheerdersaccount van Pepperyus en tot een beheerders- of facturatieprofiel in Infyvy.be. Gebruik bij voorkeur persoonlijke accounts en deel geen wachtwoorden via e-mail. Als tweestapsverificatie beschikbaar is, activeert u die volgens de instructies van de leverancier.
Bepaal vooraf wat u wilt testen: alleen verzenden, alleen ontvangen of beide. Gebruik voor de test een factuur zonder onnodige gevoelige gegevens. Pas geen productiegegevens aan zolang u niet zeker weet welke omgeving u geopend hebt.
3. Het Pepperyus-account aanmaken of controleren
Open Pepperyus en maak een professioneel account aan of meld u aan bij het bestaande account. Controleer of het geselecteerde profiel bij de juiste juridische entiteit hoort. Dit is extra belangrijk wanneer u meerdere ondernemingen, btw-nummers of omgevingen beheert.
Vul de gevraagde velden in met officiële bedrijfsgegevens. De handelsnaam kan verschillen van de wettelijke naam, maar gebruik elke waarde in het daarvoor bedoelde veld. Voer het btw- of ondernemingsnummer in volgens het gevraagde formaat. Als het formulier land, type identificator en waarde afzonderlijk vraagt, voeg die onderdelen dan niet zelf samen.
Zoek vervolgens naar instellingen voor Peppol, verbindingen, integraties of technische toegangen, afhankelijk van de menu’s die werkelijk in uw account zichtbaar zijn. Ga niet ervan uit dat twee gelijkaardige menu’s dezelfde functie hebben. Ontbreekt een optie, controleer dan de gebruikersrechten of neem contact op met Pepperyus.
4. Pepperyus met Infyvy.be verbinden
Meld u aan bij Infyvy.be met een profiel dat integraties of facturatie mag configureren. Selecteer Pepperyus alleen wanneer deze verbinding daadwerkelijk in uw omgeving wordt aangeboden. Volg de getoonde instructies en bewaar een overzicht van de ingevoerde waarden op een veilige manier. Zet geheime gegevens niet in een onbeveiligd document.
Het formulier kan vragen naar een omgeving, Participant ID, btw-nummer, organisatienaam of API-gegevens. Elk veld heeft een eigen betekenis. De omgeving bepaalt meestal of de uitwisseling voor testen of voor productie bedoeld is. De Participant ID is het adres van uw onderneming op het Peppol-netwerk. Het btw-nummer identificeert uw onderneming in een fiscale en zakelijke context, maar vervangt niet noodzakelijk de Peppol-identificator.
Wanneer Infyvy.be een sleutel, secret, token of andere technische waarde vraagt, gebruikt u uitsluitend gegevens die door Pepperyus of Infyvy.be zijn aangemaakt of verstrekt. Gebruik nooit uw gewone accountwachtwoord als API-sleutel. Als niet duidelijk is welke partij een waarde moet leveren, vraag dan bevestiging voordat u de verbinding opslaat.
5. Participant ID, btw-nummer en API-gegevens
De Participant ID is de identificatie waarmee een deelnemer op Peppol wordt geadresseerd. De structuur hangt af van het gebruikte identificatieschema. In bepaalde situaties kan een btw-nummer worden gebruikt, maar het prefix, schema en formaat moeten exact overeenkomen met wat de dienst verwacht. Kopieer een ondernemingsnummer dus niet automatisch als Participant ID.
API-gegevens geven software toestemming om met andere software te communiceren. Het kan gaan om een sleutel, secret, token, applicatie-ID of een vergelijkbare combinatie. De precieze benaming hangt af van Pepperyus en Infyvy.be. Behandel deze gegevens als wachtwoorden: publiceer ze niet, stuur ze niet via een onbeveiligd kanaal en trek ze in wanneer u vermoedt dat ze zijn blootgesteld.
Controleer vóór het opslaan of in Pepperyus en Infyvy.be dezelfde onderneming is geselecteerd. Een technisch geslaagde verbinding kan nog altijd facturen vanuit de verkeerde entiteit versturen wanneer het profiel verkeerd staat.
6. Testomgeving of productie kiezen
Een testomgeving dient om de configuratie te controleren zonder testdocumenten met echte commerciële documenten te verwarren. Productie is de operationele omgeving. De twee omgevingen kunnen verschillende adressen, accounts, sleutels en verbindingsinstellingen hebben.
Lees vóór het activeren de naam van de omgeving in zowel Pepperyus als Infyvy.be. Als u niet weet of een waarde bij test of productie hoort, stop dan en vraag het na bij support. Gebruik geen testsleutel in productie of productiesleutel in test, tenzij de leverancier dit uitdrukkelijk bevestigt.
Controleer in productie extra zorgvuldig de ontvanger, factuurnummering en btw-instellingen. Een correct verzonden factuur kan in het administratieve proces van uw klant terechtkomen. Kies daarom voor de eerste productietest een afgesproken ontvanger en controleer alle gegevens vooraf.
7. Een Peppol-factuur verzenden en ontvangen
Maak voor verzending een factuur aan in Pepperyus of selecteer een bestaande factuur. Controleer leverancier, klant, adressen, Participant ID van de ontvanger, datum, vervaldatum, factuurlijnen, btw-percentages, totalen en valuta. Een pdf-bijlage kan de leesbaarheid helpen, maar vervangt de gestructureerde gegevens niet wanneer de gekozen workflow een elektronische factuur vereist.
Start de verzending via de voorziene workflow. Pepperyus of Infyvy.be kan statussen tonen zoals concept, in voorbereiding, verzonden, aanvaard, afgeleverd, geweigerd of fout. De exacte terminologie moet u lezen volgens de documentatie van de dienst. Een positieve technische status betekent niet automatisch dat de klant het bedrag inhoudelijk heeft goedgekeurd; ze verwijst meestal naar een stap in transport of verwerking.
Controleer voor ontvangst of uw onderneming correct geregistreerd en bereikbaar is op Peppol. Kijk daarna in de ontvangstbox of module van de betrokken toepassing. Vergelijk elke ontvangen factuur met de verwachte gegevens: leverancier, nummer, bedrag, btw, bankrekening en eventuele bestelling. Keur een factuur niet automatisch goed enkel omdat ze elektronisch is aangekomen.
8. Statussen begrijpen en veelvoorkomende fouten oplossen
Een identiteitsfout kan veroorzaakt worden door een verkeerde Participant ID, een onjuist schema of een verkeerd geselecteerde onderneming. Een autorisatiefout wijst vaak op een verlopen sleutel, een verkeerd gekopieerde secret, onvoldoende rechten of een verwisseling van test en productie. Een validatiefout kan betrekking hebben op een adres, een eenheid, btw, valuta, totaalbedrag of verplicht veld.
Wordt de ontvanger niet gevonden, controleer dan de identificator bij uw klant in plaats van een gelijkaardige waarde te kiezen. Wordt de factuur geweigerd, lees dan de foutdetails, corrigeer de oorzaak en volg de procedure voor opnieuw aanbieden. Verstuur niet herhaaldelijk dezelfde factuur zolang u de status niet begrijpt; zo voorkomt u dubbele documenten.
Voor support verzamelt u de omgeving, het ongeveer tijdstip, een transactiereferentie als die beschikbaar is en een duidelijke omschrijving. Stuur geen geheime sleutel of overbodige persoonsgegevens mee.
9. Eindtest en checklist voor activatie
Voer vóór de operationele activatie een gecontroleerde verzendtest uit en, wanneer uw workflow dit vereist, ook een ontvangsttest. Controleer de geselecteerde onderneming, de identificator van de ontvanger en de inhoud van het document.
- Pepperyus-account actief en juridische entiteit gecontroleerd.
- Beheertoegang tot Infyvy.be bevestigd.
- Participant ID en identificatieschema gecontroleerd bij de bevoegde bron.
- Btw-nummer en bedrijfsgegevens nagekeken.
- API-gegevens uit een officiële bron overgenomen en veilig bewaard.
- Test- of productieomgeving duidelijk geïdentificeerd.
- Verzendtest uitgevoerd met een begrijpelijke status.
- Ontvangsttest uitgevoerd wanneer nodig.
- Team weet hoe fouten en statussen moeten worden opgevolgd.
De Peppol-configuratie is pas echt bruikbaar wanneer u niet alleen een factuur kunt verzenden, maar ook weet waar u de factuur terugvindt, welke status ze heeft en welke actie nodig is bij een weigering. Documenteer de stappen die specifiek zijn voor uw Pepperyus-account en Infyvy.be-omgeving. Omdat schermen en instellingen kunnen wijzigen, gebruikt u altijd de actuele instructies van de betrokken leveranciers.
