Elektronische facturatie verandert geleidelijk de manier waarop Belgische ondernemingen facturen uitwisselen. In plaats van uitsluitend een PDF-bestand per e-mail te verzenden, kunnen facturatie- en boekhoudsystemen met een gestructureerde elektronische factuur de factuurgegevens rechtstreeks uitwisselen.
Wat is een gestructureerde elektronische factuur?
Een gestructureerde elektronische factuur bevat factuurgegevens in een formaat dat software automatisch kan lezen en verwerken. Het kan onder meer gegevens van leverancier en klant, factuurlijnen, bedragen, btw-informatie, datums en betalingsreferenties bevatten.
Een PDF blijft handig voor menselijke lezers, maar vormt op zichzelf niet hetzelfde type gestructureerde gegevensuitwisseling tussen systemen.
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk waarmee organisaties en ondernemingen gestructureerde elektronische documenten kunnen uitwisselen via dienstverleners die met het netwerk verbonden zijn.
Voor facturatie betekent dit dat compatibele software een gestructureerde factuur naar het systeem van de ontvanger kan sturen zonder voor iedere klant of leverancier een afzonderlijke technische verbinding te bouwen.
Hoe wordt een factuur verzonden?
Wanneer een onderneming een factuur aanmaakt in een compatibele oplossing, worden de gegevens omgezet naar het vereiste elektronische formaat. Vervolgens wordt de ontvanger geïdentificeerd en wordt het document via het netwerk verzonden.
De software van de ontvanger kan de gegevens daarna ontvangen en in het boekhoudproces verwerken, waardoor aanzienlijk minder handmatige invoer nodig is.
Welke voordelen biedt dit voor ondernemingen?
Geautomatiseerde factuuruitwisseling kan handmatige werkzaamheden verminderen, invoerfouten beperken en het opvolgen van verzonden en ontvangen documenten eenvoudiger maken.
Daarnaast kunnen factuurgegevens beter gestructureerd worden bewaard en wordt de samenwerking tussen onderneming, klanten, leveranciers en boekhouder eenvoudiger.
Infyvy en elektronische facturatie
Infyvy brengt het aanmaken en opvolgen van facturen samen met klantgegevens, betalingen en financiële informatie van de onderneming. Het doel is bedrijven hun facturatie vanuit één omgeving te laten beheren en tegelijk gestructureerde elektronische uitwisseling mogelijk te maken.
Voordat een factuur via een elektronisch netwerk wordt verzonden, blijft het belangrijk om de gegevens van de ontvanger te controleren en vast te stellen of deze het document via dat kanaal kan ontvangen.
Waarom wordt elektronische facturatie belangrijker in België?
Elektronische facturatie gaat niet alleen over de manier waarop een factuur op het scherm wordt weergegeven. Het belangrijkste voordeel is dat gestructureerde gegevens rechtstreeks tussen de systemen van ondernemingen kunnen worden uitgewisseld. Gegevens zoals het factuurnummer, klantinformatie, bedragen, btw-gegevens, referenties en datums kunnen daardoor eenvoudiger automatisch worden verwerkt.
Voor een onderneming die regelmatig verkoop- en aankoopfacturen verwerkt, kan deze aanpak het aantal handmatige handelingen verminderen. Documenten kunnen bovendien gemakkelijker worden teruggevonden, opgevolgd en geïntegreerd in administratieve en boekhoudkundige processen.
Wat is het verschil tussen een PDF-factuur en een Peppol-factuur?
Een PDF-factuur is voornamelijk ontworpen om door een persoon te worden gelezen. Het document kan via e-mail worden verzonden, gedownload en afgedrukt. De informatie in een PDF kan echter niet noodzakelijk rechtstreeks door de software van de ontvanger worden verwerkt.
Bij gestructureerde elektronische uitwisseling worden de gegevens volgens een bepaald formaat georganiseerd. Het systeem van de ontvanger kan daardoor de verschillende onderdelen van de factuur herkennen zonder dat het document visueel moet worden geïnterpreteerd. Een PDF-versie kan daarnaast beschikbaar blijven voor menselijke leesbaarheid.
Hoe wordt een ontvanger op Peppol geïdentificeerd?
Voordat een factuur wordt verzonden, moet het systeem de juiste ontvangende organisatie kunnen identificeren. De identificatiegegevens van een onderneming zijn daarom belangrijk. Een facturatieoplossing kan beschikbare gegevens controleren en bepalen of de ontvanger via het gebruikte netwerk bereikbaar is.
Deze controle is belangrijk vóór verzending. Een onderneming mag niet zomaar aannemen dat iedere klant of leverancier via hetzelfde elektronische kanaal bereikbaar is. Ook de gegevens in het klantenbestand moeten correct en voldoende volledig zijn om problemen bij de aflevering te voorkomen.
Wat gebeurt er nadat de factuur is verzonden?
Nadat de factuur is voorbereid, wordt het elektronische document via het geschikte netwerk verzonden. Afhankelijk van de gebruikte oplossing kunnen verschillende statussen beschikbaar zijn waarmee de verwerking van het document kan worden gevolgd. Hierdoor krijgt een onderneming meer inzicht dan wanneer een document uitsluitend als bijlage bij een e-mail wordt verstuurd.
Technische opvolging vervangt de administratieve controle echter niet. Ondernemingen moeten de factuurgegevens, bedragen, betalingsvoorwaarden en fiscale informatie blijven controleren voordat een document definitief wordt gevalideerd en verzonden.
Hoe bereid je een onderneming voor op elektronische facturatie?
Een goede voorbereiding begint bij correcte gegevens. Klanten- en leveranciersfiches moeten actuele en juiste informatie bevatten. Het is nuttig om onder andere de wettelijke naam, adressen, ondernemingsnummers, toepasselijke btw-gegevens en informatie voor elektronische identificatie te controleren.
Daarnaast is een systeem nodig waarmee verzonden en ontvangen facturen gemakkelijk kunnen worden teruggevonden. Een duidelijke organisatie van documenten, statussen en betalingen vereenvoudigt het dagelijkse beheer en de samenwerking tussen de onderneming en haar boekhouder.
Hoe helpt Infyvy bij het beheren van facturen?
Infyvy wil de belangrijkste onderdelen van het dagelijkse facturatieproces in één omgeving samenbrengen: klanten, facturen, betalingen, bedrijfsinformatie en elektronische uitwisseling. Door deze informatie te centraliseren hoeft een onderneming minder verschillende hulpmiddelen te gebruiken en blijft het volledige facturatieproces overzichtelijk.
Het doel is niet alleen een factuur aan te maken, maar ook het volledige traject te kunnen volgen vanaf de creatie tot de verwerking en betaling. Naarmate elektronische facturatie in België belangrijker wordt, spelen gestructureerde en correct georganiseerde gegevens een steeds grotere rol in een efficiënt administratief beheer.
