Facturarea electronică schimbă treptat modul în care companiile din Belgia își transmit facturile. În locul trimiterii exclusive a unui document PDF prin e-mail, o factură electronică structurată permite programelor de facturare și contabilitate să transfere direct datele facturii.
Ce este o factură electronică structurată?
O factură electronică structurată conține informațiile facturii într-un format care poate fi citit și procesat automat de programe informatice. Aceasta poate include datele furnizorului și clientului, pozițiile facturii, valorile, informațiile TVA, datele documentului și referințele de plată.
Un document PDF rămâne util pentru citirea de către o persoană, dar singur nu reprezintă același tip de schimb structurat de date între sisteme.
Ce este Peppol?
Peppol este o rețea prin care organizațiile și companiile pot face schimb de documente electronice structurate prin intermediul furnizorilor conectați la rețea.
În cazul facturării, acest sistem permite unui program compatibil să transmită o factură structurată către sistemul destinatarului fără să fie necesară construirea unei conexiuni tehnice diferite pentru fiecare client sau furnizor.
Cum se trimite o factură?
Atunci când o companie creează o factură într-o soluție compatibilă, informațiile sunt transformate în formatul electronic necesar. Sistemul identifică apoi destinatarul și transmite documentul prin rețea.
Programul destinatarului poate primi datele și le poate introduce în procesul contabil cu mult mai puțină introducere manuală a informațiilor.
Ce avantaje are pentru o companie?
Automatizarea schimbului de facturi poate reduce operațiunile manuale, poate limita erorile de introducere a datelor și poate simplifica urmărirea documentelor trimise și primite.
În același timp, informațiile de facturare pot fi păstrate într-o formă mai structurată, iar colaborarea dintre companie, clienți, furnizori și contabil poate deveni mai simplă.
Infyvy și facturarea electronică
Infyvy centralizează crearea și urmărirea facturilor împreună cu informațiile despre clienți, plăți și datele financiare ale companiei. Scopul este ca firmele să își poată administra facturarea dintr-un singur mediu și să poată utiliza schimbul electronic structurat.
Înainte ca o factură să fie transmisă printr-o rețea electronică, este important să fie verificate informațiile destinatarului și dacă acesta poate primi documentul prin canalul respectiv.
De ce devine facturarea electronică importantă în Belgia?
Facturarea electronică nu se referă doar la modul în care o factură este afișată pe ecran. Principalul avantaj este posibilitatea ca informațiile structurate să fie transferate direct între sistemele utilizate de companii. Date precum numărul facturii, informațiile clientului, valorile, TVA-ul, referințele și datele documentului pot fi astfel procesate mai ușor de programele informatice.
Pentru o companie care procesează în mod regulat facturi emise și primite, această abordare poate reduce numărul operațiunilor manuale. Documentele pot fi găsite mai ușor, urmărite și integrate în procesele administrative și contabile.
Care este diferența dintre o factură PDF și o factură Peppol?
O factură PDF este concepută în principal pentru a fi citită de o persoană. Documentul poate fi trimis prin e-mail, descărcat sau tipărit. Informațiile din interiorul unui PDF nu pot fi însă întotdeauna prelucrate direct și automat de programul destinatarului.
Într-un schimb electronic structurat, datele sunt organizate într-un format definit. Sistemul destinatarului poate identifica astfel diferitele elemente ale facturii fără să fie necesară interpretarea vizuală a documentului. O versiune PDF poate rămâne disponibilă în paralel pentru citirea de către utilizator.
Cum este identificat destinatarul în Peppol?
Înainte de transmiterea facturii, sistemul trebuie să poată identifica în mod corect organizația destinatară. Din acest motiv, informațiile de identificare ale companiei sunt importante. O soluție de facturare poate verifica datele disponibile și poate determina dacă destinatarul este accesibil prin rețeaua utilizată.
Această verificare trebuie realizată înainte de trimitere. O companie nu trebuie să presupună automat că orice client sau furnizor poate primi documente prin același canal electronic. Datele salvate în fișa clientului trebuie să fie corecte și suficient de complete pentru a reduce riscul unor probleme de livrare.
Ce se întâmplă după trimiterea facturii?
După pregătirea facturii, documentul electronic este transmis prin rețeaua corespunzătoare. În funcție de soluția utilizată, pot exista diferite stări prin care este urmărită procesarea documentului. Compania poate avea astfel o vizibilitate mai bună decât în situația în care factura este transmisă doar ca atașament într-un mesaj e-mail.
Urmărirea tehnică nu înlocuiește însă verificarea administrativă. Informațiile de facturare, valorile, condițiile de plată și datele fiscale trebuie verificate în continuare înainte ca documentul să fie validat și transmis.
Cum își poate pregăti o companie datele pentru facturarea electronică?
Pregătirea începe cu date corecte. Fișele clienților și furnizorilor trebuie să conțină informații actualizate. Este util să fie verificate denumirea legală, adresele, numerele de întreprindere, informațiile TVA atunci când sunt aplicabile și datele necesare pentru identificarea electronică.
Este important și ca facturile trimise și primite să poată fi găsite cu ușurință. Organizarea clară a documentelor, stărilor și plăților simplifică administrarea zilnică și colaborarea dintre companie și contabil.
Cum ajută Infyvy la administrarea facturilor?
Infyvy urmărește să reunească într-o singură interfață elementele necesare activității zilnice de facturare: clienți, facturi, plăți, informații despre companie și schimburi electronice. Centralizarea acestor informații reduce nevoia utilizării mai multor instrumente și oferă o imagine mai clară asupra întregului proces de facturare.
Scopul nu este doar crearea unei facturi, ci urmărirea acesteia de la emitere până la procesare și plată. Pe măsură ce facturarea electronică devine tot mai importantă în Belgia, păstrarea unor date structurate și corect organizate contribuie la un proces administrativ mai eficient.
