Facturarea electronică structurată devine o parte tot mai importantă a administrării pentru freelanceri, independenți, IMM-uri și companii din Belgia. Scopul nu este doar crearea unui PDF, ci transmiterea datelor într-un format structurat, pe care aplicațiile îl pot citi și procesa. Peppol oferă infrastructura și regulile de schimb, iar aplicațiile folosite de companie se ocupă de pregătirea, trimiterea, primirea și urmărirea facturilor.
Acest ghid explică modul de pregătire a contului Pepperyus și conectarea lui la Infyvy.be. Denumirile exacte ale ecranelor, câmpurilor, identificatorilor și setărilor pot varia în funcție de cont și de versiunea serviciilor. Dacă o valoare exactă trebuie furnizată de Pepperyus sau Infyvy.be, nu o inventați și nu o înlocuiți cu o valoare asemănătoare. Solicitați informația de la furnizorul sau serviciul de suport relevant.
1. Rolul Pepperyus, Infyvy.be și Peppol
Înainte de configurare, separați cele trei componente. Pepperyus este aplicația sau serviciul utilizat în fluxul de facturare. Infyvy.be este mediul la care doriți să conectați Pepperyus pentru procesarea administrativă, în limita funcțiilor disponibile în cont. Peppol este rețeaua și setul de reguli prin care participanții schimbă documente electronice.
O factură Peppol nu este doar un PDF trimis prin e-mail. Ea conține date structurate despre furnizor și client, numărul și data facturii, liniile facturate, sumele, TVA-ul, termenul de plată și, când este necesar, informații despre livrare. Astfel, software-ul destinatarului poate verifica și prelua datele mai ușor.
Prin urmare, conectarea nu înseamnă copierea la întâmplare a unei parole. De regulă, trebuie selectate compania corectă, mediul corect, identitatea participantului și datele tehnice de acces furnizate de serviciile implicate.
2. Pregătiți informațiile înainte de configurare
O pregătire bună elimină multe erori. Adunați datele oficiale ale companiei: denumirea legală, adresa, numărul de TVA sau numărul de întreprindere, datele de contact și informațiile bancare folosite pe facturi. Verificați ortografia, spațiile și formatul numerelor. O diferență între profilul companiei și datele înregistrate într-un serviciu Peppol poate împiedica identificarea sau livrarea facturii.
Pregătiți accesul la contul de administrator Pepperyus și la un profil de administrator sau de facturare în Infyvy.be. Folosiți conturi individuale ori de câte ori este posibil și nu trimiteți parole prin e-mail. Dacă este disponibilă autentificarea în doi pași, activați-o conform instrucțiunilor furnizorului.
Stabiliți ce doriți să testați: doar trimiterea, doar primirea sau ambele. Pentru test, folosiți o factură fără date sensibile inutile. Nu modificați datele din producție până când nu confirmați ce mediu este deschis.
3. Creați sau verificați contul Pepperyus
Deschideți Pepperyus și creați un cont profesional sau conectați-vă la contul existent. Verificați dacă profilul selectat aparține entității juridice corecte. Acest lucru este important mai ales când administrați mai multe companii, numere de TVA sau medii.
Completați câmpurile cu datele oficiale ale companiei. Numele comercial poate fi diferit de denumirea legală, dar introduceți fiecare valoare în câmpul potrivit. Introduceți numărul de TVA în formatul solicitat de Pepperyus. Dacă formularul separă țara, tipul identificatorului și valoarea identificatorului, nu combinați aceste elemente într-un singur câmp.
Căutați apoi setările pentru Peppol, conexiuni, integrări sau acces tehnic, în funcție de meniurile care apar efectiv în cont. Nu presupuneți că două meniuri cu denumiri asemănătoare au aceeași funcție. Dacă o opțiune lipsește, verificați drepturile utilizatorului sau contactați Pepperyus.
4. Conectați Pepperyus la Infyvy.be
Intrați în Infyvy.be folosind un profil autorizat să configureze facturarea sau integrările. Selectați Pepperyus numai dacă această conexiune este prezentă în mediul dumneavoastră. Urmați instrucțiunile afișate și păstrați o evidență a valorilor introduse într-un loc sigur. Nu salvați secrete tehnice într-un document neprotejat.
Formularul poate solicita un mediu, un Participant ID, un număr de TVA, numele organizației sau credențiale API. Fiecare câmp are un scop diferit. Mediul indică, de obicei, dacă schimbul este pentru testare sau producție. Participant ID reprezintă adresa companiei în rețeaua Peppol. Numărul de TVA identifică firma în context fiscal și comercial, dar nu înlocuiește neapărat identificatorul Peppol.
Dacă Infyvy.be solicită o cheie, un secret, un token sau altă valoare tehnică, folosiți numai datele generate sau furnizate de Pepperyus ori Infyvy.be. Nu folosiți parola obișnuită a contului ca API key. Dacă nu este clar cine trebuie să furnizeze o valoare, cereți confirmare înainte de salvarea conexiunii.
5. Participant ID, numărul de TVA și credențialele API
Participant ID este identificatorul prin care un participant este adresat în Peppol. Structura lui depinde de schema de identificare acceptată de serviciu. În anumite contexte poate fi folosit un număr de TVA, dar prefixul, schema și formatul trebuie să fie exacte. Nu copiați automat numărul de întreprindere ca Participant ID fără verificare.
Credențialele API autorizează comunicarea între aplicații. Pot include o cheie, un secret, un token, un identificator de aplicație sau o combinație similară. Denumirea exactă depinde de Pepperyus și Infyvy.be. Tratați aceste date ca pe niște parole: nu le publicați, nu le trimiteți prin canale nesigure și revocați-le dacă suspectați că au fost expuse.
Înainte de salvare, comparați compania selectată în Pepperyus cu cea selectată în Infyvy.be. O conexiune tehnic validă poate trimite totuși facturi din entitatea greșită dacă profilul a fost ales incorect.
6. Alegeți TEST sau Production
Mediul de test este folosit pentru verificarea configurării fără a confunda documentele de test cu documentele comerciale reale. Producția este mediul operațional. Cele două pot avea conturi, adrese, identificatori și credențiale diferite.
Înainte de activare, citiți cu atenție numele mediului afișat atât în Pepperyus, cât și în Infyvy.be. Dacă nu știți dacă o valoare aparține testului sau producției, opriți configurarea și întrebați serviciul de suport. Nu reutilizați o cheie de test în producție sau invers, decât dacă furnizorul confirmă explicit acest lucru.
În producție, verificați în mod special destinatarul, numerotarea facturilor și setările TVA. O factură transmisă corect poate intra în fluxul administrativ al clientului. Pentru primul test în producție, folosiți un destinatar convenit și verificați toate datele înainte de trimitere.
7. Trimiteți și primiți o factură Peppol
Pentru trimitere, creați o factură în Pepperyus sau selectați una existentă. Verificați furnizorul, clientul, adresele, Participant ID al destinatarului, data, scadența, liniile, cotele TVA, totalurile și moneda. Un PDF atașat poate ajuta la citire, dar nu înlocuiește datele structurate atunci când fluxul solicită o factură electronică.
Porniți trimiterea prin fluxul disponibil. Pepperyus sau Infyvy.be poate afișa statusuri precum ciornă, în pregătire, trimisă, acceptată, livrată, respinsă sau eroare. Terminologia exactă trebuie interpretată conform documentației serviciului. Un status tehnic pozitiv nu înseamnă automat că beneficiarul a aprobat suma; de regulă, indică o etapă de transport sau procesare.
Pentru primire, verificați dacă firma este înregistrată corect și poate fi găsită în Peppol. Apoi verificați căsuța sau modulul de primire din aplicația relevantă. Comparați fiecare factură primită cu datele așteptate: furnizor, număr, sumă, TVA, cont bancar și eventuală comandă. Nu aprobați automat o factură doar pentru că a sosit electronic.
8. Înțelegeți statusurile și rezolvați erorile frecvente
O eroare de identitate poate fi cauzată de un Participant ID greșit, o schemă incorectă sau selectarea unei alte companii. O eroare de autorizare indică adesea o cheie expirată, un secret copiat greșit, drepturi insuficiente sau amestecarea mediilor de test și producție. O eroare de validare poate privi adresa, unitatea de măsură, TVA-ul, moneda, totalul sau un câmp obligatoriu.
Dacă destinatarul nu este găsit, verificați identificatorul direct cu clientul, în loc să alegeți o valoare asemănătoare. Dacă factura este respinsă, citiți detaliile erorii, corectați cauza și urmați procedura de retrimitere. Evitați să trimiteți repetat aceeași factură înainte de a înțelege statusul, pentru a nu crea duplicate.
Pentru suport, pregătiți mediul folosit, ora aproximativă, identificatorul tranzacției dacă există și o descriere clară. Nu transmiteți chei secrete sau date personale care nu sunt necesare pentru investigație.
9. Testul final și checklistul de activare
Înainte de activarea operațională, efectuați un test controlat de trimitere și, dacă fluxul dumneavoastră o cere, un test de primire. Verificați compania selectată, identificatorul destinatarului și conținutul documentului.
- Cont Pepperyus activ și entitate juridică verificată.
- Acces de administrator la Infyvy.be confirmat.
- Participant ID și schema de identificare verificate cu sursa competentă.
- Număr de TVA și datele firmei controlate.
- Credențiale API preluate dintr-o sursă oficială și păstrate în siguranță.
- Mediul TEST sau Production identificat clar.
- Testul de trimitere finalizat cu un status înțeles.
- Testul de primire efectuat când este necesar.
- Echipa știe cum urmărește statusurile și cum tratează erorile.
Configurarea Peppol este cu adevărat pregătită atunci când nu doar puteți trimite o factură, ci știți și unde o găsiți, ce status are și ce acțiune trebuie întreprinsă dacă este respinsă. Documentați pașii specifici contului Pepperyus și mediului Infyvy.be. Deoarece ecranele și setările se pot schimba, utilizați întotdeauna instrucțiunile actuale ale furnizorilor.
